Czym są etapy i model procesu komunikacji?

Za każdym razem, gdy dwie lub więcej osób wymienia wiadomości, angażują się w podstawowy proces komunikacji. Brzmi prosto, prawda? Jednak proces komunikacji jest naprawdę dość złożony. Nie tylko składa się z kilku elementów, ale kilka czynników może wpływać pozytywnie lub negatywnie na jasność i kontekst przekazu.

Zrozumienie procesu komunikacji jest ważne, aby móc skutecznie komunikować się i unikać błędnych interpretacji. W tym artykule przyjrzymy się komponentom komunikacji i modelowi procesu komunikacji. Następnie przyjrzymy się podejściom i procesom komunikacji organizacyjnej. Na koniec omówimy proces komunikacji e-mailowej.

Spis treści

• 1 Elementy komunikacji
  • 1.1 Kontekst
  • 1.2 Nadawca / koder
  • 1.3 Wiadomość
  • 1.4 Średni
  • 1.5 Odbiornik (dekoder)
  • 1.6 Informacje zwrotne
• 2 Model procesu komunikacji
  • 2.1 Pięć podstawowych kroków w modelu procesu komunikacji
• 3 Podejścia i procesy komunikacji w organizacji
  • 3.1 Proces komunikacji e-mailowej
  • 3.2 Zachowaj zwięzłość wiadomości e-mail
• 4. Wniosek
  • 4.1 Powiązane posty

Komponenty komunikacji

Komunikacja to proces wymiany komunikatów werbalnych i niewerbalnych. Komunikację możemy zidentyfikować, definiując jej elementy w następujący sposób:

Kontekst

Kontekst to środowisko, w którym odbywa się komunikacja i obejmuje organizację, kulturę i społeczność. Dodatkowo na kontekst wpływają bodźce zewnętrzne, takie jak spotkania, swobodne rozmowy, e-maile, notatki itp. Oraz bodźce wewnętrzne, takie jak opinie i emocje. Tylko wtedy, gdy weźmie się pod uwagę wszystkie aspekty kontekstu, można skutecznie się komunikować.

Nadawca / koder

Do komunikacji nadawca używa kombinacji słów, symboli, wykresów i obrazów. Mówca jest koderem w komunikacji ustnej, a piszący jest koderem w komunikacji pisemnej.

Wiadomość

Informacje wymieniane między nadawcą a odbiorcą tworzą wiadomość, celową lub niezamierzoną. Nadawca wiadomości musi wziąć pod uwagę kontekst, aby wiadomość była zrozumiała. Ponadto wiadomość musi zawierać jasny język, z wszelkimi niezbędnymi definicjami, przykładami lub grafiką, aby zapewnić zrozumienie.

Średni

Nośnik - kanał, przez który przesyłana jest wiadomość - może być elektroniczny, dźwiękowy lub drukowany. Na wybór medium mają wpływ:

• Relacja między nadawcą a odbiorcą
• Charakter wiadomości

Użyj przekazu ustnego, gdy Twoja wiadomość jest pilna, osobista lub gdy chcesz uzyskać natychmiastową informację zwrotną. Użyj pisemnego nośnika, gdy jest to techniczne, formalne lub wymaga udokumentowania.

Odbiornik (dekoder)

Słuchacz lub czytelnik przekazu interpretuje komunikat. Odbiorca podlega wpływom kontekstu oraz bodźców zewnętrznych i wewnętrznych. Jeśli odbiorca ma stronnicze opinie lub błędne przekonania, wiadomość może nie zostać odebrana poprawnie. Postawa i osobowość również wpływają na odbiorcę.

Sprzężenie zwrotne

Informacja zwrotna to odpowiedź odbiorcy - jego reakcja na komunikację. Cisza może być formą informacji zwrotnej, a odbiorca może odpowiedzieć ustnie lub pisemnie. Informacje zwrotne służą do potwierdzenia, że ​​wiadomość została zrozumiana i że podjęto wszelkie wymagane działania.

Wszystkie komponenty muszą ze sobą efektywnie współpracować, aby proces komunikacji był kompletny i przekazywał zamierzony komunikat.

Model procesu komunikacji

Proces komunikacji odnosi się do wymiany informacji (wiadomości) między dwiema lub więcej osobami. Aby wymiana ta zakończyła się sukcesem, obie strony muszą mieć możliwość wymiany informacji i wzajemnego zrozumienia. Komunikacja kończy się niepowodzeniem, jeśli przepływ informacji zostanie z jakiegoś powodu zablokowany lub jeśli osoby próbujące się porozumieć nie mogą się porozumieć. Aby pojąć, czym jest komunikacja - jej celem i wartością - musimy zrozumieć model procesu komunikacji.

Pięć podstawowych kroków w modelu procesu komunikacji

Krok 1 Ustal cele, zanim zaangażujesz się w komunikację lub zaczniesz przekazywać wiadomość.

• Jaki jest / są cele?
• Jakie działanie chcesz, aby osoba otrzymująca wiadomość podjęła, gdy zrozumie wiadomość?
• Dlaczego wiadomość jest ważna?

Krok 2 Zidentyfikuj odbiorców (grupę docelową) swojej komunikacji.

• Umożliwia dostosowanie przekazu do optymalnego zrozumienia.
• Umożliwia kierowanie na te, które są odpowiednie do odbioru wiadomości.

Krok 3 Wybierz metodę komunikacji.

• Opieraj swój wybór na tym, co próbujesz osiągnąć.
• Weź pod uwagę poziom umiejętności odbiorcy (-ów).
• Wybierz odpowiednią formę, np. Telefon, e-mail, prezentacja PowerPoint itp.

Krok 4 Weź pod uwagę swojego odbiorcę (odbiorców).

• Poziom kompetencji i zrozumienia Twojego odbiorcy (-ów).
• Jak najlepiej uczą się i odbierają informacje, tj. Wizualnie, werbalnie itp.
• Połącz metody komunikacji, aby zaspokoić potrzeby wszystkich odbiorców, czyli ulotki z ustnymi wyjaśnieniami.

Krok 5 Dostosuj swoją komunikację do otrzymanych informacji zwrotnych.

• Poszukaj konsensusu zrozumienia
• Zmień wiadomość, rodzaj komunikacji, styl, ton itp. W miarę otrzymywania informacji zwrotnej.

Na proces komunikacji może wpływać to, w jaki sposób informacje są przesyłane, odbierane i interpretowane na dwa sposoby:

• Hałas . Wszelkiego rodzaju zakłócenia, które wpływają na wysyłanie, odbieranie lub rozumienie wiadomości.
• Hałas fizjologiczny. Rozproszenie uwagi spowodowane tym, jak myślimy i czujemy, np. Zmęczenie, bóle głowy, głód lub inne czynniki.
• Hałas fizyczny . Zakłócenia środowiskowe, takie jak hałas innych osób, tłumy, wysokie lub niskie temperatury oraz jasne lub słabe oświetlenie.
• Hałas psychologiczny . Nasze uczucia i osobowość wpływają na skuteczność komunikacji i interpretacji, tj. Uczucia obronne, zaabsorbowanie lub uprzedzenia.
• Szum semantyczny . Aby komunikacja miała miejsce, słowa muszą być wzajemnie zrozumiane. Język techniczny lub żargon mogą powodować zamieszanie.
• Kontekst . Otoczenie i sytuacja - fizyczna, kulturowa lub społeczna - w której ma miejsce komunikacja może mieć wpływ na pomyślną wymianę informacji.

Model procesu komunikacji pomaga nam określić, kto jest zaangażowany w komunikację i co musi się wydarzyć. To ramy, na których możemy budować skuteczną komunikację indywidualną i organizacyjną.

Podejścia i procesy komunikacyjne w organizacji

Chociaż istnieje wiele definicji komunikacji organizacyjnej, dla naszych celów zdefiniujemy komunikację organizacyjną jako wysyłanie i odbieranie wiadomości w określonym otoczeniu lub środowisku (organizacji) w celu osiągnięcia wspólnych, indywidualnych celów wśród powiązanych ze sobą ludzi.

Proces komunikacji organizacyjnej polega na wysyłaniu i odbieraniu wiadomości na piśmie (niewerbalnie) lub osobiście (ustnie). Duża część komunikacji organizacyjnej obejmuje przekazywanie informacji. Jednak bardziej złożona komunikacja, taka jak rozwiązywanie konfliktów, wymaga umiejętności przetwarzania znaczenia i negocjowania z wykorzystaniem reguł organizacji.

Niezależnie od tego, czy komunikacja jest uznawana za prostą, czy bardziej złożoną, aby mogło dojść do zrozumienia, przekaz musi być jasny, zwięzły i unikać języka politycznej lub kulturowej marginalizacji. Organizacje muszą modelować efektywne umiejętności komunikacyjne w:

• Wywiad
• Tworzenie pozytywnych relacji zawodowych
• Oceny wydajności
• Rozwiązanie konfliktu
• Podejmowanie decyzji
• Radzenia sobie ze stresem
• Socjalizacja organizacyjna
• Prezentacje indywidualne i grupowe
• Komunikowanie się z zewnętrznymi odbiorcami

Komunikacja organizacyjna jest zależna od kontekstu i kultury, ponieważ ludzie przekazują wiadomości i informacje na piśmie, elektronicznie i twarzą w twarz. Charakter i funkcja (kontekst) organizacji wpływa na komunikację. Dodatkowo każda organizacja ma swoją unikalną kulturę. Aby komunikacja w organizacji była skuteczna, zarówno kontekst, jak i kultura muszą zbiegać się i współpracować.

Komunikacja organizacyjna buduje relacje wewnętrzne z członkami organizacji i zewnętrzną publicznością. Sukces organizacji zależy od zdolności jej członków do skutecznej komunikacji. Aby skutecznie komunikować się w organizacji, pracownicy potrzebują umiejętności w zakresie prezentacji publicznych, słuchania i komunikacji interpersonalnej. Skuteczna organizacja zapewni szkolenia, aby zapewnić sukces swoim pracownikom.

Komunikacja organizacyjna przynosi organizacjom kilka korzyści:

• Aklimatyzacja personelu do zmian
• Wypełnianie zadań procedur, polityk i regulacji wspierających ciągłe, codzienne operacje
• Wykonywanie zadań związanych z określonymi rolami i obowiązkami sprzedaży, usług i produkcji
• Rozwijanie relacji w celu skutecznej komunikacji z uwzględnieniem satysfakcji z pracy, morale i indywidualnych postaw
• Planowanie, koordynacja i kontrola działań zarządczych

Ważne jest, aby zrozumieć organizacyjne podejścia i procesy komunikacji w celu rozwijania i udoskonalania komunikacji pracowników. Każda organizacja musi zdefiniować własne podejście do skutecznej komunikacji, definiując procesy, które wprowadzi w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Organizacje muszą mieć kompetentnych komunikatorów dla pomyślnych codziennych operacji. Od strony internetowej firmy, przez podręcznik pracownika, po rozmowę kwalifikacyjną - każdy aspekt komunikacji w organizacji musi współpracować, aby przekazać intencje, kulturę i zobowiązania organizacji zarówno personelowi wewnętrznemu, jak i zewnętrznemu.

Proces komunikacji e-mailowej

E-mail to wybór, który wielu ludzi wybiera jako medium, za pomocą którego można dostarczyć wiadomość. Chociaż jest szybki i stosunkowo łatwy w użyciu, należy upewnić się, że rozumieją proces i cel komunikacji e-mailowej, aby móc z niego efektywnie korzystać.

Istnieje pięć elementów komunikacji e-mailowej:

# 1 Nadawca

Udana komunikacja e-mailowa wymaga od nadawcy (zwanego również źródłem lub komunikatorem) zakodowania wiadomości za pomocą kombinacji wykresów, symboli, słów i obrazów, aby uzyskać pożądaną odpowiedź.

# 2 Odbiornik

Odbiorca (tłumacz) rozumie wiadomość e-mail nadawcy poprzez jej dekodowanie i interpretację.

# 3 Wiadomość

Wiadomość lub treść wiadomości e-mail to informacje, które nadawca chce przekazać odbiorcy.

# 4 Medium

Medium, zwane także kanałem, jest środkiem, który wybiera się do transmisji wiadomości. W przypadku poczty e-mail medium to komputer lub telefon komórkowy.

# 5 Opinie

Gdy wiadomość e-mail zostanie pomyślnie przesłana, odebrana i zrozumiana, każda odpowiedź wskazująca na zrozumienie przez odbiorcę - ustna lub pisemna - jest uważana za informację zwrotną. Opinie pomagają nam określić, czy osiągnęliśmy nasz cel.

Poczta e-mail ułatwia komunikację z innymi w dowolnym czasie i miejscu, zwłaszcza wraz z pojawieniem się smartfona. Dodatkowo odbiorca ma możliwość natychmiastowej odpowiedzi. Jednak wraz z zaletami tej metody komunikacji pojawiają się pewne problemy. Musimy pamiętać, że poczta elektroniczna jest narzędziem komunikacji i nie pozwala jej kierować naszymi działaniami, ale raczej wykorzystuje ją do realizacji naszych celów komunikacyjnych. Aby to zrobić:

Zachowaj zwięzłość wiadomości e-mail

Ludzie oczekują, że komunikacja e-mailowa będzie bezpośrednia i rzeczowa. Pierwsze kilka wierszy powinno przekazywać intencję wiadomości e-mail i informować odbiorcę, czy w razie potrzeby odpowie, ponieważ wiele systemów pozwala odbiorcy przeczytać początek wiadomości e-mail przed jej otwarciem.

• Być profesjonalistą. Nie ma znaczenia, do kogo adresujesz Twój e-mail - szefa, menedżera ds. Rekrutacji czy współpracownika - treść powinna być profesjonalna pod względem treści i składu. Nie używaj żargonu tekstowego, uśmiechniętych buźek, mylących czcionek ani grafiki, które nie są częścią rozmowy. Takie postępowanie zmniejsza prawdopodobieństwo, że Twoje treści zostaną przeczytane i potraktowane poważnie.
• Bądź uprzejmy. Nigdy nie rozpoczynaj wiadomości e-mail poleceniem, ale raczej użyj powitania, takiego jak „Cześć”, i imienia i nazwiska odbiorcy. Unikaj używania wielkich liter lub wykrzykników, ponieważ wywołuje to krzyk. Zamknij wiadomość e-mail słowem „Dziękuję” i swoim imieniem i nazwiskiem.
• Nie pozwól, aby poczta e-mail zastąpiła komunikację twarzą w twarz. Niektóre rozmowy działają lepiej osobiście. Nie używaj poczty e-mail, aby uniknąć komunikacji twarzą w twarz. Jeśli wiadomość e-mail nie jest najlepszym sposobem komunikacji, wybierz inną metodę. Aby komunikacja e-mailowa była skuteczna, musi być jasna, zwięzła i zrozumiała. Poniższy proces komunikacji e-mailowej pomaga zagwarantować, że Twój e-mail jest skutecznym narzędziem komunikacji.
• Określ cel swojego e-maila. Takie postępowanie pomoże Ci zdecydować, czy w ogóle powinieneś zawracać sobie głowę wysłaniem wiadomości. Upewnij się, że twój cel jest jasno określony w pierwszym akapicie.
• Określ, jakie działanie chcesz wykonać, aby otrzymać wiadomość e-mail
• Wykonaj zadanie, czyli zadzwonić do kogoś lub coś zamówić.
• Odpowiedz, podając wymagane informacje.
• Przeczytaj wiadomość e-mail bez odpowiedzi.
• Zdecyduj, czy potrzebujesz dodatkowych informacji. Zidentyfikuj i dołącz wszelką pomocniczą dokumentację lub informacje.
• Użyj wiersza tematu, aby podsumować zamiar wiadomości. Uzupełnij temat po utworzeniu wiadomości e-mail. Upewnij się, że treść wiadomości jest podsumowana, ponieważ zachęca to odbiorcę do otwarcia wiadomości i udzielenia na nią odpowiedzi.

Komunikacja e-mailowa odgrywa znaczącą rolę w codziennym życiu zawodowym, wzbogacając i ułatwiając prowadzenie biznesu dzięki możliwości wymiany informacji niezależnie od miejsca i czasu. Jednak pracownicy często narzekają na dużą liczbę otrzymywanych e-maili, na które muszą podjąć działania. Ponadto możliwość korzystania z poczty e-mail w dowolnym momencie oznacza, że ​​pracownicy często mają czas z dala od pracy, który jest przerywany e-mailami organizacyjnymi. Pracownicy potrzebują poczucia osobistej kontroli, aby uniknąć stresu związanego z pracą, a to dotyczy również zdolności do odbierania i odpowiadania na e-maile, jeśli jest to stosowne.

Wniosek

Komunikacja to proces przesyłania i odbierania wiadomości, zarówno werbalnych, jak i niewerbalnych. Ponieważ skuteczna komunikacja jest dialogiem, a nie monologiem, jest skuteczna tylko wtedy, gdy przynosi pożądaną reakcję odbiorcy. Aby skutecznie komunikować się, należy odpowiednio przekazywać informacje, myśli i uczucia w taki sposób, aby motywować, uczyć i informować innych. Trzeba wybrać najlepsze medium, poznać odbiorcę i wykorzystać informację zwrotną do monitorowania skuteczności komunikacji i odpowiednio ją modyfikować. Korzystanie z informacji i narzędzi zawartych w tym artykule może pomóc zrozumieć i wykorzystać proces komunikacji, aby skutecznie komunikować się.